Conditions Générales de Prestations de Services – eSST SA au 02.01.2024

1. Préambule

eSST SA une société anonyme au capital de 180.000 €, immatriculée RC B202987, code NACE 74.900, autorisation d’établissement n°10137412/0 autorisation organisme de formation n°10137412/1 et dont le numéro de TVA intracommunautaire est LU32633359.

Le siège social d’eSST SA est situé au 49 rue Gabriel Lippmann, L-6947 Niederanven (Luxembourg).

eSST SA élabore, propose, dispense des Prestations de services dans le domaine de la sécurité et santé au travail ainsi qu’en responsabilité sociale des entreprises.

Les missions en sécurité santé au travail entrent dans le cadre de l’Art. L. 312-3 (3) du Code du travail : « si les compétences dans l’entreprise ou l’établissement sont insuffisantes pour organiser ces activités de prévention, l’employeur doit faire appel à des compétences (personnes ou services) extérieures à l’entreprise ou l’établissement ».

Les Prestations de formation font l’objet de conditions générales de vente spécifiques à celles exposées ci-dessous.

2. Définition

• Prestataire : est la personne morale ayant reçue commande d’une Prestation émanant d’un Client identifié pour réaliser une mission à son
• Client : est la personne morale ou physique dont le représentant légitime donne son accord pour la réalisation, pour son compte, d’une Prestation proposée par le Prestataire.
• Prestation : mission confiée par le Client au Prestataire dans le cadre d’un accord entre les deux parties comportant des modalités de réalisation et des conditions financières.
• Consultant : est la personne désignée par le Prestataire pour réaliser la Prestation commandée par le Client.
• Responsable du traitement : personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement, selon les définitions de l’article 4 du RGPD. Dans le cadre du présent contrat, il s’agira toujours du Client ayant souscrit cette Prestation.

3. Objet et champ d’application

Les présentes Conditions Générales de Prestations de Services dans le secteur Hospitalier, ci-après dénommées CGPS, constituent l’accord régissant pendant sa durée, les relations entre la société eSST SA et ses Clients dans le cadre de la vente de Prestations de services :

• Conseil en ressources humaines, sécurité et santé au travail et responsabilité sociale des entreprises,
• Audit / diagnostic de conformité en sécurité et santé au travail,
• Accompagnement à la mise en compliance sécurité et santé au travail et responsabilité sociale des entreprises,
• Assistance informatique et technique à la solution logicielle eSST monitoring et son application eSST companion.

A défaut de contrat conclu entre le Prestataire et son Client, les Prestations effectuées sont soumises aux CGPS décrites ci-après.

Toute commande passée ainsi que tout contrat conclu avec l’un des Consultants du Prestataire impliquent l’adhésion pleine et entière et sans réserve du Client à ces CGPS.

Le fait que le Prestataire ne mette pas en œuvre l’une ou l’autre clause établie en sa faveur dans les présentes conditions, ne peut être interprété comme une renonciation de sa part à s’en prévaloir.

4. Devis et commande

Le Prestataire intervient sur demande expresse du Client. Une offre valant contrat est réalisée pour toute Prestation. Le devis adressé par le Prestataire au Client, précise :

• La nature de la Prestation,
• Le prix de la Prestation hors taxes,
• Le montant des rabais et ristournes éventuels,
• Les modalités de paiement,
• Le planning détaillant les actions et obligations du Client et du Prestataire, ainsi que les délais de réalisation,
• Le rappel de l’adhésion pleine et entière du Client aux CGV.

Pour confirmer sa commande de manière ferme et définitive, le Client nous retournera cette offre sans aucune modification :

• Soit par courrier postal dument signé et daté avec la mention « Bon pour accord » de la personne légalement responsable ainsi que du cachet commercial,
• Soit par courrier électronique avec l’expression du consentement du Client.

La commande ne sera validée qu’après renvoi de l’offre valant contrat, accepté et signé, accompagné du règlement de l’acompte éventuellement demandé.

A défaut de réception de l’accord du Client et de l’acompte, ou bien à compter de la date d’expiration du devis, la proposition de devis est considérée comme annulée et le Prestataire se réserve le droit de ne pas commencer sa Prestation.

5. Nature des obligations

Le Client veillera à respecter scrupuleusement l’Art. L.312-3 (4) du Code du travail à savoir :

• « Au cas où l’employeur fait appel à de telles compétences, les personnes ou les services doivent être informés par l’employeur des facteurs connus ou suspectés d’avoir des effets sur la sécurité et la santé des salariés »,
• « Les personnes ou les services doivent avoir accès aux informations visées par l’Art. L.312-6 du Code du travail » [et plus particulièrement les risques pour la sécurité et la santé ainsi que les mesures et activités de protection et de prévention, les mesures prises dans le cadre des premiers secours, la lutte contre l’incendie et l’évacuation des salariés, la liste des accidents de travail ayant entraîné pour le salarié une incapacité de travail supérieure à 3 jours, les rapports concernant les accidents de travail dont ont été victimes les salariés].

Le Prestataire attire l’attention du Client sur le paragraphe 3 de l’Art. L.312-1 du Code du travail à savoir « si un employeur fait appel, en application de l’Art. L.213-3 paragraphe 3 à des compétences (personnes ou services) extérieures à l’entreprise / établissement, ceci ne le décharge pas de ses responsabilités dans ce domaine ». eSST apporte des conseils à titre purement indicatif, il est de la responsabilité de l’employeur de ne pas se limiter à une seule source de données.

6. Engagements et responsabilités

Considérant la nature des Prestations réalisées, l’obligation du Prestataire est une obligation de moyen. Le Prestataire s’engage à réaliser les Prestations conformément aux règles de l’art et de la meilleure manière, aux termes et conditions de l’accord, ainsi que dans le respect des dispositions légales et réglementaires applicables.

Le Client s’engage à mettre à disposition du Prestataire dans les délais convenus, l’ensemble des informations et documents indispensables à la bonne réalisation de la Prestation ainsi qu’à la bonne compréhension des problèmes posés.

Le Client s’engage à :

• Respecter les dates et heures des rendez-vous fixés pour le bon déroulement du dispositif souscrit : toute action non honorée mais non décommandée dans les quarante-huit (48) heures précédant la date de sa réalisation reste due au Prestataire. La réalisation ultérieure de cette action entrainera son paiement en sus,
• Tout mettre en œuvre pour planifier dans un délai conforme au bon déroulement du dispositif les actions annulées avec le préavis de quarante-huit (48) heures évoquées supra.

La responsabilité du Prestataire ne pourra pas être engagée :

• Pour une erreur engendrée par le manque d’information ou des informations erronées remises par le Client,
• Dans la mesure où le préjudice que subirait le Client n’est pas causé par une faute intentionnelle ou lourde du Prestataire,
• Pour un retard occasionné par le Client qui entrainerait l’impossibilité de respecter les délais convenus ou prescrits par la loi,
• Chacune des parties est responsable envers l’autre de tout manquement aux obligations mises à sa charge.

Le Prestataire a souscrit les assurances nécessaires à la couverture de sa responsabilité civile du fait des dommages corporels, matériels et immatériels directs dont il serait rendu responsable.

Le Prestataire a également souscrit une garantie de responsabilité civile professionnelle.

7. Confidentialité

Le Prestataire s’engage à :

• Respecter la plus stricte confidentialité concernant les informations fournies par le Client, et désignées comme telles,
• Ne divulguer aucune information sur les Prestations de services réalisés pour ses Clients,
• Restituer tout document fourni par le Client à la fin de la mission,
• Signer un accord de confidentialité si le Client le souhaite.

Chacune des parties s’engage à considérer les dispositions des présentes conditions comme étant confidentielles et à ne pas les communiquer à des tiers, y compris les différents partenaires entrepris par le Partenaire pour l’exécution de la Prestation, sans l’accord exprès et écrit de l’autre partie.

8. Engagement des parties

En cas d’empêchement du (ou des) Consultant(s) désigné(s) par le Prestataire, ce dernier s’engage à pourvoir à son (leur) remplacement par un ou des Consultants de mêmes compétences. Le Client s’engage à ne pas utiliser, sous quelque forme que ce soit, les services des Consultants du Prestataire, sans son accord préalable et écrit et ce, dès ce jour et ce dans l’année qui suivra la fin de la mission du Prestataire. Toute infraction aux présentes dispositions sera constitutive de détournement de savoir‐faire et de concurrence déloyale et sera immédiatement sanctionnée par une indemnité correspondant au montant de la rémunération annuelle brute globale des salariés engagés fautivement par le Client.

9. Prix

Les prix des services sont ceux détaillés dans les devis ou contrats, acceptés par le Client. Ils sont exprimés en euros et sont soumis à la TVA. Les prix peuvent être calculés au forfait, à l’heure.

Il est convenu entre les parties que le règlement par le Client de la totalité des honoraires du Prestataire vaut réception et acceptation définitive des Prestations. En aucun cas le tarif de la Prestation ne peut être renégocié après que la Prestation soit réalisée.

Les prix sont révisables chaque année au 1er Janvier par le Prestataire. Ils sont également indexés au coût de la vie.

10. Modalités de paiement

Un acompte de 50 % du montant de la commande totale à réaliser est demandé en accompagnement du bon de commande.

• Si la durée prévisible de la mission n’excède pas 4 semaines, le solde sera réglable à la fin de la mission confiée au Prestataire et ce dans les 15 jours au plus tard,
• Si la durée prévisible de la mission est supérieure à 4 semaines, un 2ème acompte sera demandé à mi-parcours de la mission et le solde sera réglable à la fin de la mission confiée au Prestataire et ce dans les 15 jours au plus tard.

Dans le cas d’une offre de Prestation de date à date (type assistance mensuelle par exemple), la fin de mission s’entend comme la fin de la période d’assistance mensuelle, de date à date.

Dans le cas d’une mission ponctuelle, type audit journée d’assistance, de conseil ou d’audit, la fin de mission s’entend comme la fin de la mission effective et sanctionnée par l’émission d’un rapport de fin de mission et de la facture correspondante par le Prestataire.

Les paiements bancaires doivent être effectués par virement bancaire : N° de compte : LU43 0022 1101 2014 2700, Code BIC : BILLLULL. Les frais bancaires sont à la charge du donneur d’ordre. Le paiement par chèque bancaire n’est pas accepté.

11. Facturation de déplacements lors des Prestations

Pour les Prestations nécessitant la présence du Consultant mandaté par le Prestataire pour réaliser la Prestation dans les locaux du Client ou dans tout autre lieu de son choix, les tarifs annoncés ne prennent pas en compte les frais de déplacements et d’hôtellerie du Consultant. Ces derniers seront additionnés au solde à facturer accompagnés des justificatifs correspondants. Les déplacements du Consultant s’entendent au départ du siège social d’eSST SA jusqu’au lieu de destination convenu en accord avec le Client.

12. Force majeure

On entend par “force majeure” toute situation ou tout évènement imprévisible et exceptionnel, indépendant de la volonté des parties et non imputable à la faute ou à la négligence de l’une d’elles, qui empêche l’une des parties d’exécuter une ou plusieurs de ses obligations conventionnelles et qui n’a pas pu être surmonté en dépit de toute la diligence déployée. Les défauts des équipements, du matériel ou des matériaux, leur mise à disposition tardive, les conflits du travail, les grèves, l’inexécution d’un sous-traitant et les difficultés financières ne peuvent être invoqués comme cas de force majeure que s’ils sont la conséquence directe d’un cas de force majeure établi.

Si l’une des parties est confrontée à un cas de force majeure, elle en avertit sans délai l’autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par un moyen équivalent, en en précisant la nature, la durée probable et les effets prévisibles.

Aucune des parties n’est considérée comme ayant manqué ou contrevenu à ses obligations conventionnelles si elle n’a pu les exécuter en raison d’un cas de force majeure. Si, en raison d’un cas de force majeure, la partie concernée est dans l’impossibilité d’exécuter les tâches qui lui ont été confiées, elle n’a pas droit à être indemnisée.

Les parties prennent toutes mesures nécessaires pour réduire à un minimum leurs éventuels dommages.

13. Conditions d’annulation et de report

Toute décision de report ou d’annulation devra être notifiée au Prestataire par écrit.

Pour les Prestations de conseil, d’assistance, d’audit : en cas d’annulation totale ou partielle de la Prestation, fût‐ce en cas de force majeure, moins de 10 (dix) jours francs ouvrables avant le début de la Prestation, le montant de l’acompte à la commande sera conservé par le Prestataire. Pour les accompagnements, les coaching et journée d’assistance présentielle : en cas d’annulation totale ou partielle de la Prestation, ainsi qu’en cas de report des dates d’intervention retenues ou de toute nouvelle date validée ultérieurement, à l’initiative du Client ou de son fait, il sera dû au Prestataire, en couverture des frais d’étude, de préparation et de réservation des dates bloquées, une indemnité calculée de la façon suivante :

• Montant total hors taxe des Prestations prévues en cas d’annulation ou de report dans les 10 jours précédant le démarrage de la Prestation,
• 50% du montant total hors taxes des Prestations prévues en cas d’annulation ou de report entre le 11e et 30e jour précédant le démarrage de la Prestation,
• 25% du montant total hors taxes des Prestations prévues en cas d’annulation ou de report entre le 31e et le 60e jour précédant le démarrage de la Prestation.

14. Pénalités de retard

Toute somme non payée à l’échéance donnera lieu au paiement par le Client de pénalités de retard publiées semestriellement au Mémorial B et correspondant au taux de référence de la Banque Centrale Européenne majorée de 8 points de pourcentage. Ces pénalités sont exigibles de plein droit, dès réception de l’avis informant le Client qu’elles ont été portées à son débit.

15. Résiliation

En cas de manquement par l’une des parties à l’une de ses obligations et non réparé dans un délai de 30 jours à compter de la date de première présentation de la lettre recommandée avec accusé de réception notifiant les manquements et adressée par l’autre partie, cette dernière pourra faire valoir la résiliation du contrat sous réserve de tous dommages et intérêts auxquels elle pourrait prétendre le cas échéant.

 16. Refus de commande

Dans le cas où un Client passerait une commande au Prestataire, sans avoir procédé au paiement de la (des) commande(s) précédente(s), le Prestataire pourra refuser d’honorer ladite commande et de délivrer les Prestations concernées, sans que le Client puisse prétendre à une quelconque indemnité, pour quelque raison que ce soit.

17. Propriété intellectuelle

Le Prestataire détient, sur l’ensemble des Prestations effectuées au titre des présentes, l’intégralité des droits patrimoniaux et moraux de l’auteur.

Le Prestataire s’engage à céder au Client, sous réserve que celui-ci ait intégralement payé le prix de la Prestation, la totalité des droits patrimoniaux sur lesdites Prestations.

En cas de non-paiement intégral du prix dans les délais convenus, le Client s’engage à restituer au Prestataire tous éléments et documents en sa possession, relatifs aux Prestations accomplies par le Prestataire, sur quelque support que ce soit, ainsi que les éventuelles copies qui auraient pu en être faites.

Dans tous les cas, le Prestataire conserve la propriété des méthodes, du savoir-faire et des procédés qu’il aura développés ou mis en œuvre et qu’il pourra librement utiliser pour d’autres projets.

18. Protection des données

18.1.  Identification des parties

Au regard de la législation applicable, le Client agit en tant que responsable de traitement, et le Prestataire en tant que fournisseur d’une Prestation, et non pas comme sous-traitant du Client.

18.2.  Description des traitements faisant l’objet de la Prestation

Pour l’exécution des missions régies par la Prestation, le Client a transmis et transmettra des données nominatives au Prestataire et lui a demandé et demandera de mettre en œuvre pour son compte un certain nombre de traitements que le Prestataire effectuera conformément aux présentes conditions générales, mais aussi conformément à la législation applicable.

En effet, le Prestataire s’engage à appliquer strictement les dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ainsi que la loi du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et du régime général sur la protection des données. Les parties s’engagent à toujours respecter la législation applicable en matière de protection des données, y compris en cas de modification des textes susvisés.

Dans ce contexte, le Prestataire est autorisé à traiter les données à caractère personnel nécessaires pour l’exécution de la présente Prestation, tel que défini à l’article 3 ci-dessus. La finalité des traitements opérés par le Prestataire est principalement l’exécution du contrat.

Les données à caractère personnel susceptible d’être traitées dans ce contexte sont :

• Les noms et prénoms, titre professionnel, coordonnées et toute information susceptible d’identifier une personne physique, y compris les photos et/ou vidéos où elle figure,
• Les personnes concernées sont :
  • En relation de travail avec le Client,
  • En relation avec le Client,
  • Des salariés des fournisseurs du Client.

18.3.  Les obligations du Prestataire vis-à-vis du Responsable de traitement

Le Prestataire s’engage à :

• Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet du contrat,
• Traiter les données conformément aux instructions documentées du responsable de traitement. Si le Prestataire considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen susvisé ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit luxembourgeois relatif à la protection des données, il en informe immédiatement le responsable de traitement. En outre, si le Prestataire est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit luxembourgeois, il doit informer le Responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement,
• Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du contrat,
• Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent contrat :
• S’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité,
• Reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel,
• Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

Le Prestataire prend toutes les précautions nécessaires de nature technique ou organisationnelle pour assurer la protection des données traitées contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisé ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite. Plus généralement, le Prestataire s’engage à mettre en œuvre toute mesure de sécurité raisonnable au regard des données traitées pour prévenir toute violation de données.

Le Prestataire s’engage à tenir un registre de toutes les catégories d’activité de traitement effectuées pour le compte du responsable de traitement tel que prévu par la législation applicable susvisée.

Le Prestataire met à la disposition du responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le responsable de traitement ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits.

18.4. La sous-traitance

Le Prestataire peut faire appel à un sous-traitant (ci-après, « le sous-traitant ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, le Prestataire informe préalablement et par écrit le responsable de traitement de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement de sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance. Le responsable de traitement dispose d’un délai maximum de 5 (cinq) jours ouvrés à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le responsable de traitement n’a pas émis d’objection pendant le délai convenu.

Le sous-traitant est tenu de respecter les obligations de la présente convention pour le compte et selon les instructions du responsable de traitement. Il appartient au Prestataire de s’assurer que le sous-traitant présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen sur la protection des données. Si le sous-traitant ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, le sous-traitant demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de l’exécution par le sous-traitant de ses obligations.

18.5. Droit d’information des personnes concernées

Il appartient au responsable de traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte de données.

18.6. Exercice des droits des personnes

Dans la mesure du possible, le Prestataire doit aider le responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

Lorsque les personnes concernées exercent auprès du Prestataire des demandes d’exercice de leurs droits, le Prestataire doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique à [email protected].

18.7. Notification des violations de données à caractère personnel

Le Prestataire notifie au responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 24 (vingt-quatre) heures après en avoir pris connaissance et par tout moyen à sa disposition, en s’assurant que l’information a bien été reçue par le responsable de traitement.

Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.

18.8. Conservation des données

Durant toute la durée d’exécution du contrat, les données traitées devront être conservées par les parties pour autant que la loi l’autorise, et plus généralement, à raison de 10 (dix) ans après la fin de l’année au cours de laquelle la présente relation se termine.

18.9. Sort des données

Au terme des présentes Conditions générales, le sous-traitant s’engage à renvoyer toutes les données à caractère personnel au Prestataire, ou à renvoyer les données à caractère personnel à toute personne désignée par le Client.

Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information du sous-traitant. Une fois détruites, le sous-traitant doit justifier par écrit de la destruction.

18.10. Obligations du responsable de traitement vis-à-vis du Prestataire

Le responsable de traitement s’engage à :

• Fournir au Prestataire les données visées dans le contrat,
• Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par le Prestataire,
• Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données de la part du Prestataire,
• Superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du Prestataire.

19. Renonciation

Le fait pour le Prestataire de ne pas se prévaloir à un moment donné de l’une des clauses i présentes, ne peut valoir renonciation à se prévaloir ultérieurement de ces mêmes clauses.

20. Acceptation du Client

Les présentes conditions générales de ventes sont expressément agréées et acceptées par le Client, qui déclare et reconnaît en avoir une parfaite connaissance et renonce, de ce fait, à se prévaloir de tout document contradictoire et, notamment, de ses propres conditions générales d’achat, qui seront inopposables au Prestataire, même s’il en a eu connaissance.

21. Droit applicable et juridiction compétente, date d’application des CGPS

Tous différents litiges relatifs aux opérations visées par les CGPS, ne pouvant être réglés à l’amiable, seront soumis à la seule compétence exclusive des tribunaux de Luxembourg.

Toutes les clauses figurant dans les présentes CGPS ainsi que toutes les opérations de vente qui y sont visées sont soumises exclusivement au droit luxembourgeois.

22. Date d’application des CGPS

Les CGPS entrent en application au 2 janvier 2024.